면담을 잘 하려면? 준비 절차와 진행 방법

연말연시가 되면 지난해에 대한 평가와 다음 해에 대한 역할 및 기대 사항에 관해 피드백하는 면담을 실시합니다. 이러한 면담을 의례적으로 받아들이고, 형식적으로 진행하며 단순히 평가 등급과 상여금만 알려주는 경우도 적지 않습니다. ‘평소에 자주 소통한다’는 핑계로, 또는 면담이라는 형식에 대한 거부감 때문에 충분히 그 기능을 활용하지 못하는 것인데요. 오늘은 면담을 잘 하기 위한 절차와 준비 방법, 그리고 면담의 취지에 대해 다루어 보고자 합니다.

 

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1대1 면담의 취지와 효과

면담은 건설적인 피드백을 제공해서 직원들이 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 돕는 과정입니다. 면담에서는 개선해야 할 점은 무엇이고, 담당해야 하는 역할은 어떤 것인지 뿐만 아니라, 일반 조직 구성원은 접하기 어려운 회사의 사정이나 업계의 현황에 대해 공유할 수 있는 기회이기도 합니다.

 

면담은 일방적인 소통이 아니라 양방향 소통이기 때문에 구성원의 입장에서는 평소에 하기 어려웠던 이야기들을 허심탄회하게 전할 수 있는 자리이기도 합니다. 그렇다 보니 면담이라는 형식이 너무 딱딱하다거나, 평소에 자주 피드백을 하니 정기적인 면담은 필요하지 않다는 주장은 조금 거칠게 표현하자면 구성원이 누릴 수 있는 기회를 빼앗고 입을 틀어막는 것과 다르지 않습니다.

 

정기적인 면담으로 꾸준한 피드백을 주고받는다면, 결국 회사의 장기적인 비전과 단기적인 목표를 잘 전파할 수 있고, 목표와 비전을 달성하기 위해 개개인이 해야 할 역할이 무엇인지 명확하게 전달할 수 있으며, 직원의 현주소와 방향성에 대한 관심과 지원을 아끼지 않는 분위기를 만들어 결국 업무 만족도와 능률도 자연히 올라갈 것입니다.

 

 

면담시 주의사항

1대 1면담에서 조직장이 하는 말은 회사를 대표하는 말로 인식될 수 있다는 점에 각별히 주의해야 합니다. 따라서 추측이나 루머에 기반한 말은 삼가야 하며, 특히 업무에 대한 피드백을 할 때에는 실제 사례와 객관적인 근거를 기반으로 면담을 진행해야 합니다.

 

요컨대 면담은 프리토킹이 아닙니다. 면담은 조직장과 구성원 모두 어떤 이야기를, 어떤 방식으로 할지 사전에 충분히 설계하고, 반드시 해야 할 말과 해서는 안될 말, 협의가 필요한 내용에 대해 정리하고 준비해야 합니다. 미리 적어 둔 대본을 읽는 것은 아니지만, 면담은 한담보다는 어젠다를 설정하고 소화하는 미팅에 더 가깝다는 점을 명심해야 하겠습니다.

 

 

면담 준비 및 진행 절차

면담 준비

대상자에게 미리 면담의 주제와 목적, 그리고 일정을 공유해 적극적인 참여를 유도하는 것이 좋습니다. 어느 날 갑자기 “면담합시다”하고 회의실로 불러서 평가 결과나 상여금 액수, 또는 현재 진행 중인 업무에 대한 평가나 조직 개편 등에 대한 무거운 주제를 꺼내면 대상자는 방어적으로 나올 수밖에 없습니다. 결국엔 취지와 다르게 일방적인 메시지 전달로 마무리될 뿐이겠죠.

 

대상자와 일정 조율을 마쳤다면, 면담시 피드백할 내용을 상세하게 준비해야 합니다. 앞서 언급한 것처럼 피드백하고자 하는 메시지를 뒷받침할 객관적이고 사실적인 근거를 수집해 두어야 합니다. 이러한 근거들은 본인의 메시지를 강화하고 상대방을 설득시킬 목적이지, 상대방을 공격할 무기로 착각해서는 안됩니다. 긍정적인 피드백을 전달할 때에도 언제 어떤 모습에 대해 긍정적인 평가를 하는지, 그 근거를 제시해야 하는 것은 동일합니다.

 

면담 과정

면담을 시작하기에 앞서 먼저 가볍게 안부를 물으며 편안한 분위기를 조성하는 것이 중요합니다. 가능하면 상대방이 대화에 적극적으로 참여하는 모습을 보일 때까지 자리의 긴장감을 푸는 것이 좋습니다. 그러고 나서는 면담의 배경과 목적, 주로 나눌 주제에 대해 설명하고, 정식으로 면담을 시작하는 것이죠.

 

본격적으로 면담이 시작됐으면 현재 대상자가 보여주고 있는 노력과 성과를 인정하고 격려와 칭찬을 전하는 것이 좋습니다. 그 과정에서 대상자에게 어떠한 어려움이 있을지 충분히 이해하고 공감하는 모습을 보여주는 것이 필요하겠죠.

 

그 다음에는 누차 강조하고 있는 사실적이고 객관적인 근거를 제시하며 피드백을 전달하는 것입니다. 대상자가 충분히 납득할 수 있을 만큼 설득력 있게 전달이 되어야, 면담의 실질적인 효과가 생긴다는 점을 염두에 두고, 감정적으로 다가가기보다는 중립적인 태도와 이성적인 대화를 유지하는 것이 중요합니다. 또한 어떠한 노력을 하면 부족한 부분을 개선할 수 있을지, 조직장보다는 선배의 마음으로 코칭해주는 것도 동반되어야겠죠.

 

마지막으로는 앞으로 조직원에게 기대하는 바가 무엇인지를 명확하게 설명해야 합니다. 그리고 기대하는 바의 성과 여부를 어떻게 판단할 것인지, 즉 다음 면담 때 본인이 가져올 사실적이고 객관적인 근거들은 어떠한 것들이 있을지 알려주는 것이 좋겠고요.

 

마지막으로 많은 분들이 간과하는 것이 있는데, 조직원이 현재의 부족한 부분을 메꾸고 향후에 기대하는 바를 달성하기 위해 필요한 것들은 무엇인지, 조직장으로서 해줄 수 있는 지원에는 어떠한 것들이 있을지 대상자의 의견을 묻는 것이 무척 중요합니다. 한 조직으로서 나아가고 발전하기 위해서는 서로 나아갈 방향과 방법에 대해 ‘합의’를 이루어야 하기 때문이죠.

 

 

장기적이고 주기적인 면담의 필요성

면담은 평가 보상이 끝날 즈음에 연 1회 실시하는 경우가 많은데요. 사실 1대1 면담은 가능하면 월 1회 또는 주 1회로 자주 운영하는 것이 좋습니다. 현황을 점검하면서 피드백을 재확인하고, 필요하다면 목표를 수정하는 주기적인 면담이 진행되어야 실제로 대상자에 대한 코칭이 되기 때문이죠.

 

장기적이고 주기적인 면담이 진행될수록 서로 공감대를 형성하게 되고 피드백의 전달력은 높아집니다. 불필요하게 변죽을 울릴 필요가 없으니, 면담의 효율성도 당연히 올라가겠죠. 오해 없이 평가를 주고받고, 가감없이 서로의 입장을 충분히 공유하며, 필요한 지원을 요청하고, 성장과 개선을 진심으로 축하하고 같이 기뻐하는 수준까지 가기 위해서는, 면담을 더뎌도 꾸준히 시도하고, 바빠도 성실하게 임하는 노력이 필요하다는 점을 늘 기억해야 하겠습니다.