출장 제도: 출장 지원은 어떻게 해야 할까?

2019년부터 시작된 코로나 바이러스는 우리가 일하는 방식에 큰 변화를 가져왔습니다. 여러 회사들이 코로나 바이러스가 창궐한 2020년부터 2022년까지 전체 또는 일부 재택근무를 도입했는데요. 초반에는 어색했던 비대면 미팅이 일반화되었고, 소위 “뉴노멀(new normal)”이라고 하는 새로운 기준과 방식들이 자리를 잡았습니다.

 

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하지만 코로나 바이러스가 수그러들면서 많은 기업들이 다시 전체 또는 일부 오피스 근무로 회귀하였듯, 정상적인 사업을 위해서는 대면으로 해결해야만 하는 문제들이 분명 있습니다. 오늘은 외부의 대면 업무를 위해 오피스가 아닌 다른 지역으로 이동하여 근무하는 ‘출장’에 대해 이야기해보려고 합니다. 출장은 업무의 일환이기 때문에, 출장에 필요한 지원은 곧 회사가 제공을 해야 하는데요. 출장 지원은 일률적으로 제공하는 것이 아니라, 형태나 기간에 따라 항목과 규모를 정해야 하는 변수가 많은 만큼, 출장 지원 제도를 만들 때 고려해야 할 요소들에 대해 정리해보고자 합니다.

 

 

출장지 (Where)

출장을 구분할 때 가장 먼저 고려해야 할 건 단연 ‘국내출장’인지 ‘해외출장’인지입니다. 출장지가 국내인지 해외인지에 따라 지원항목과 규모에 큰 차이가 있기 때문입니다. 예컨대 국내출장의 경우 항공권이 필요하지 않은 케이스가 많겠고, 해외출장에서는 필수적인 여행자보험 또한 불필요할 것입니다.

 

여기서 나아가 국내/해외뿐만 아니라, 계열사 출장도 구분하는 것이 좋습니다. 계열사 출장은 다른 일반적인 출장과는 성격이 다르기 때문입니다. 이를테면 계열사 출장은 정기적이고, 업무 중심적일 공산이 큽니다. 그렇다면 호텔 대신 장기계약을 맺을 수 있는 숙소를 마련할 수도 있고요, 출장자는 계열사의 구내식당이나 경비를 사용해 식사를 해결하는 일도 적지 않을 것입니다. 이러한 차이에 맞게 지원 항목과 규모를 달리할 명분이 큰 만큼, 계열사 출장(국내/해외)은 일반 출장과 구분해두는 것이 좋습니다.

 

 

출장기간 (When/How Long)

다음으로 출장 지원에 큰 영향을 미치는 건 출장기간입니다. 출장은 ‘단기출장’과 ‘장기출장’으로 나누는 것이 일반적인데요. 단기와 장기를 나누는 기준은 회사의 재량에 있겠으나, 통상 무비자 입국이 가능한 국가의 최대 체류일과 여행자보험의 최대 가입 기간이 90일이며, 연에 183일 이상 해외 체류 시 해당 국가에 소득신고 의무가 있는 점 등의 외부 요인들도 두루 고려해 결정하는 것이 좋습니다.

 

뿐만 아니라 장기출장은 현지에서 체류하는 기간이 길어지는 만큼 출장자가 중장기 연차를 사용할 수 있는 점을 감안하고, 현지 공휴일이나 현지 기준의 근태관리 적용이 필요한 점도 고려하며, 근무시간도 일 8시간으로 인정하는 것이 아닌 실제 근무시간을 기록하는 것이 바람직합니다. 지원 항목과 규모는 단기와 다르게 호텔 숙박이 과연 효율적인지, 일비 지급이나 실비 정산이 아닌 수당의 형태로 산정 및 지급하는 것이 낫지는 않은지 등 실제 출장의 성격에 따라 필요한 니즈를 파악하여 장기 출장에 맞는 현실적인 지원을 설계하는 것이 좋습니다.

 

 

지원항목와 기준 (What and How)

가장 기본적으로 고려해야 할 것은 바로 항공, 숙박, 일비, 보험, 교통비입니다. 항공권은 통상 이코노미를 기본으로 하고, 항공 시간이나 누적 출장 횟수, 또는 직급에 따라 필요시 비즈니스 클래스로 승급하는 방식이 일반적입니다.

숙박은 성급과 룸타입(ex. 4성급 스탠다드)을 기준으로 하거나, 급지로 나누어 예산(ex. 1박에 $150)을 정하는 경우가 많은데요. 전자는 장기적으로 운영될 수 있다는 장점이 있으나 성수기에 비용이 급등하는 단점이 있겠고요, 반대로 후자는 비용 변동이 크지 않으나 시세를 주기적으로 체크해야 하는 부담이 있습니다.

일비는 보통 식비와 기타 잡비를 고려해 산정하며 국가별로 물가에 따라 차등을 두는 것이 일반적입니다. 보험은 해외의 경우 출장 기간에 따라 여행자보험 또는 파견자보험을 가입하고, 교통비는 현지에서 발생하는 업무 교통비에 대해 실비 지원을 하는 경우가 많습니다.

 

기본적인 지원항목 외에 추가로 고려해볼 만한 것들에는 대표적으로 렌터카, 데이터로밍비, 기내 와이파이, 추가 수하물 등이 있습니다. 렌터카 지원도 앞서 본 숙소 지원과 동일하게 컴팩트, 세단, SUV, 미니밴과 같이 종류를 기준으로 정하는 방법과 가용 예산을 정하는 방식으로 나뉘며 각각의 장단점도 똑같습니다. 데이터 로밍비나 기내 와이파이는 일비에 포함시킬 수도 있으나, 특히 본사와의 지속적인 커뮤니케이션이 요구되는 출장의 경우 분리해 추가로 지원하는 것이 바람직하며, 이와 유사하게 추가 수하물도 출장 시 운반해야 하는 업무 관련 용품들이 많은 경우에는 별도로 지원하는 것이 좋습니다.

 

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사실 출장 지원은 출장 업무를 보는 데에 부족함이 없도록 개별 상황에서 필요한 것들을 적시 적소에 지원하는 게 이상적일 것입니다. 하지만 출장에는 셀 수 없이 무한한 변수들이 있기 때문에 현실적으로 그러한 지원은 불가합니다. 따라서 회사가 할 수 있는 최선은 분명하고도 최대한 세부적인 기준을 만드는 것이며, 그 기준들이 포괄하지 못하는 상황에 대해서는 유연하게 검토하고 대처하는 것입니다. 뉴노멀 시대에서도 지속될 출장은 사업과 불가분의 관계인만큼,어떠한 것들을 고려해야 할지 참고하실 수 있는 기회가 됐기를 바랍니다.