읽고 싶은 이메일이 되는 비즈니스 메일 작성법

요즘엔 회사에서 전화보다는 메신저나 이메일을 통해 커뮤니케이션하는 일이 많아졌습니다. 디지털 환경에 익숙한 세대의 비중이 커질수록 더 늘어가겠죠. 전화보다 속도는 조금 느리지만 이메일에는 여러 가지 장점이 있습니다. 기록에 남기 때문에 추후에 참고하거나 공유할 수 있는 근거자료가 되고, 시각적인 요소를 추가해 의견을 더 분명하게 전달할 수 있으며, 충분히 숙고한 후에 의사를 주고받을 수 있어 성급한 오류를 범할 확률이 현저히 낮죠.

 

반응형

 

하지만 마치 양날의 검처럼, 이러한 장점들이 곧 비즈니스 이메일을 꽤나 무겁고, 진중한 미디어로 만들기도 합니다. 매체의 무게감이 크다 보니, 잘못 작성한 이메일은 단순한 오해를 넘어서 비즈니스의 손실로 이어질 수도 있는데요. 전문적이고 효과적인 비즈니스 이메일을 작성하기 위해서는 무엇을 유의해야 하는지 알아보겠습니다.

 

 

Step 1. 목적과 대상을 분명히 하라

비즈니스 이메일 작성의 첫 번째 단계는 바로 이메일의 목적과 대상을 확인하는 것입니다. 쓰고자 하는 이메일이 안내를 하기 위한 것인지, 의사결정을 받기 위한 것인지, 요청을 하기 위한 것인지, 불만을 제기하려는 것인지, 설득을 하려는 것인지부터 짚고 넘어가야 합니다.

 

기본적으로 하나의 메일은 하나의 목적을 담고 있어야 합니다. 동료에게 보내는 메일이 초반에는 업무 협의 요청을 하다가, 중간부터는 동료가 보낸 결과물에 대한 불만을 제기하고, 마지막에는 이후에 같이 수행해야 하는 다음 과제를 안내한다고 상상해 보세요.받는 사람은 자연히 “그래서 도대체 어쩌라는 것이야?”라는 반응이 나올 수밖에 없겠죠.

 

이메일의 대상도 무척 중요합니다. 동료, 후배, 선배, 조직장, 임원, 파트너, 고객 등 수신자와의 관계뿐만 아니라 수신자와의 친분도 내용에 큰 영향을 미칩니다. 외부 파트너라도 오랜 기간 같이 협업을 해왔다면 가볍고 일상적인 톤이 오히려 의사를 전달하는 데에 훨씬 효과적일 수 있습니다. 반면 후배라 하더라도 친숙도가 낮거나 같이 일한 기간이 짧다면, 메시지를 간결하게 하는 데에 초점을 맞추기보다는 충분하게 배경과 자초지종을 설명하는 것이 좋겠죠.

 

 

Step 2. 제목을 신중하게 작성하라

이메일은 수신인이 메일함에서 해당 이메일을 열어야 비로소 수신이 됩니다. 수신인의 선택을 받아야 하는 것이죠. 따라서 제목은 눈에 띄고 이해하기 쉬워야 합니다. 수신인이 제목만 보고도 어떤 내용일지, 발신인의 목적은 무엇이었는지 알 수 있어야 합니다. 목적에 맞게 제목에 ‘안내’, ‘요청’, ‘문의’와 같은 단어가 들어가면 좋겠죠.

 

수신인의 선택을 받아야 한다고 해서 제목을 길게 적어 화면에서 “…”으로 제목이 생략되어서는 안되며, 자극적으로 제목을 뽑거나, ‘긴급’하다는 식으로 오도해서도 안 됩니다. 정말 시급한 건이라면 제목 끝에 괄호로 마감기한을 적어 두거나(i.e. (~1/31)), 메일을 보낸 후 전화 또는 메신저와 같은 다른 수단으로 양해를 구하며 시급성을 알리는 것이 바람직합니다.

 

제목을 잘 못 뽑은 이메일은 열어보고 싶지 않기 마련입니다. 그런 이메일이 반복되면 결국엔 발신인의 이름만 보고도 한숨부터 푹 내쉬게 되죠. 제목은 책이나 앨범의 표지와 같다는 것, 그래서 가장 신중하게 써야 하는 한 줄이라는 점을 명심해야 하겠습니다.

 

 

 

Step 3. 첫 문단에서 바로 목적을 밝혀라

모든 글쓰기가 그러하듯 이메일도 첫 문단이 중요합니다. 간단한 인사를 마친 후에는 바로 목적부터 한 문장으로 간결하고 명확하게 밝히는 것이 좋습니다. 이메일을 단순화하면 결국 ‘목적’을 밝힌 후, ‘의도’나 ‘배경’을 설명하는 것입니다. 귀납식으로 작성된 이메일은 읽고 이해하기 어려울 뿐만 아니라, 작성자의 의도를 오해할 위험도 큽니다.

 

 

Step 4. 시각적 요소를 간과하지 마라

이메일은 결과적으로 어떻게 보여지는지가 매우 중요합니다. 시각적으로 예뻐 보여야 합니다. 그래야 읽을 맛이 나죠. 마치 책을 제본하듯이 애매하게 다음 줄로 넘어가는 문장은 과감히 중간에 줄을 바꿔주는 것도 좋습니다. 나열이 필요한 것들은 글머리 기호로 정리해 더 읽기 쉽게 만들고, URL을 공유할 때는 그대로 붙여넣기 보다는 하이퍼링크(e.g. 바로가기)를 만드는 게 보기에 좋겠죠. 하지만 과한 건 금물입니다. 분명히 이해력에 도움이 되는 내용에 한해서만 도식이나 표를 사용해야 하고, 글꼴이나 글자 크기와 색깔, 서식을 남발하면 오히려 가독성이 떨어집니다.

 

 

Step 5. 본문과 마무리

이메일의 본문도 명확하고 간결한 것이 대체로 좋습니다. 일반적인 글쓰기와 동일하게 단문으로 쓰는 것이 좋고요, 발송 전에 반드시 맞춤법과 문법은 교정해야 합니다. 맞춤법과 문법이 틀린 이메일은 신뢰도가 상당히 떨어집니다. 그렇다고 지나치게 전문적이거나 현학적인 용어를 남발해서도 안 되겠죠? 어려운 내용일수록 더 이해하기 쉽게 풀어써야 합니다.

 

마지막으로 첫 단계에서 정의한 목적과 대상에 맞게 메일의 톤을 잡되, 아무리 친하더라도 속어나 은어는 피하며 정중하면서 전문적인 어조를 유지하는 것이 바람직합니다. 마지막에는 꼭 감사의 인사를 남기고, 끝에는 수신인의 이름과 직책, 연락처 정보가 들어간 이메일 서명을 넣으시기 바랍니다.

 

 

기타 팁!

같은 주제로 이메일을 주고받을 때는 회신/답장 기능을 사용하여 메일 스레드(Thread)를 남기는 것이 좋습니다. 매번 새로운 이메일을 작성하면 나중에 참고하거나 관리하기가 어려워지기 때문이죠.

 

다른 수신인과 주고받던 메일을 새로운 수신인에게 전달하는 경우, 아무런 내용 없이 보내거나, “FYI” 또는 “참고하세요” 한 줄만 적어 보내는 경우가 많은데요. 한 두줄이더라도 전달하는 메일에 대한 간략한 소개를 하는 것이 매너입니다.

---

※함께 보면 좋은 포스팅※

영문이력서 작성 팁 : https://hrlog.tistory.com/11

영문 이력서(Resume, CV) 작성 팁 5가지